09.04.2019

Да, действительно, человек часто задает себе подобные вопросы, услышав требование предоставить копию паспорта, например, при трудоустройстве на работу. Даже понимая, что выбранная им организация имеет хорошие отзывы, ранее не запятнала себя в каких-либо криминальных разборках, все же где-то в глубине сознания одна из извилин мозга неуверенно задает вопрос – а если кадровик уволится, и по каким-то своим соображениям заберет с собой базу кадровых документов, в том числе и копию паспорта? Что тогда?

Может такое случиться? Да, такой вариант допустим. Давайте разберемся, законно ли вообще требование сотрудников кадровых органов о предоставлении копии самого главного для любого человека документа – паспорта? А, прочитав на его последней странице Извлечение из Положения о паспорте Гражданина РФ о том, что «…гражданин обязан бережно хранить паспорт…, …запрещается изъятие у гражданина паспорта, кроме случаев предусмотренных законодательством РФ…», сомнения в передаче копии паспорта постороннему лицу, даже больше усиливаются, чем развеиваются.

Начнем с того, что законодательно не определен перечень документов, которые должны или могут храниться в личном деле работника. Поэтому полноту наполнения «корочек» определяет сам кадровик, опираясь на свой практический опыт, или на различные методички, разработанные управлениями по персоналу головных организаций. Конечно, есть перечень документов, оформление которых обязательно при заключении трудового договора, и за их наличием строго следит трудовая инспекция и другие контролирующие органы. К ним можно отнести: трудовой договор, приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска и о других событиях, затрагивающих трудовую деятельность работника. Нахождение трудовой книжки в отделе кадров обязательно без всяких оговорок.

В связи с тем, что сотрудник кадрового органа должен надлежащим образом подать документы на вновь принятого работника в Пенсионный фонд РФ, налоговую инспекцию, военный комиссариат, а так же предоставить в бухгалтерию данные банковского расчетного счета для начисления заработный платы, он вправе потребовать предоставления трудоустраиваемым лицом и других документов. В том числе: диплома об образовании, свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) или, с 1 апреля 2019 года, справку с указанием страхового номера – идентификатора физического лица, свидетельства о присвоении индивидуального номера налогоплательщика (ИНН), военного билета.

Естественно, что при заключении трудового договора для заполнения необходимых документов потребуются Ваши паспортные данные и, как следствие, Вам придется передать сотруднику кадрового органа свой паспорт. А вот может ли кадровик снять копии с паспорта или других предоставленных Вами документов требуется отдельное разъяснение.

Статья 86 Трудового Кодекса РФ конкретно указывает, что при определении объема и содержания, обрабатываемых данных, работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом и другими федеральными законами. Кроме того, из положений Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» следует, что под персональными данными понимается любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу. Таким образом, хранение в кадровом органе любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности работника, является нарушением законодательства.

Следовательно, сотрудник кадрового органа, ознакомившись с подлинниками Ваших документов, имеет право занести имеющиеся в них данные в оформляемые при трудоустройстве документы, но отнюдь, не делать с них копии и хранить их в личном деле «на всякий случай». Вернемся к Закону «О персональных данных». Статья 5 данного закона конкретно указывает, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Соответственно, например, для начисления денежных вычетов на детей или алиментов, запрашивать свидетельство о браке и свидетельства о рождении детей можно, а хранить копии этих документов, нет.

Во главе всей законодательной конструкции рассматриваемого вопроса, как уже было сказано, стоит Конституция РФ, в статьи 23 которой закрепляется право каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени.

Отдельные работодатели, порой даже сами не в состоянии ответить на вопрос, зачем им нужна копия паспорта человека, после оформления с ним трудового договора, а тем более, для какой цели она храниться в личном деле работника, даже после расторжения с ним трудовых отношений. Но, при этом, они пытаются оспорить положение статей вышеуказанных нормативно-правовых актов, в том числе и в судебном порядке. Однако конкретные примеры судебной практики показывают тщетность данных попыток.

В частности, в Постановлении Федерального Арбитражного Суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 года по делу № А53-10287/2013, заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу достаточно только сверить предоставляемые сведения с оригиналами документов, без необходимости хранить копии паспортов в личном деле.
С учетом вышеизложенного, человек при оформлении на работу, даже дав согласие на обработку своих персональных данных, может предупредить сотрудника кадрового подразделения работодателя о своем возражении на хранение копии паспорта, да и других документов в формируемом на него личном деле. А вот кадровик должен подумать, прислушаться к Вам или нет. При этом он должен помнить, что за нарушение норм в области хранения и обработки персональных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, на должностных лиц может быть наложен штраф на сумму от 5000 до 10 000 рублей, а организацию, от 30 000 до 50 000 рублей.